システム利用者の声～学校法人博多学園及び博多幼稚園

システム利用者の声では、福岡支所管内で災害共済給付オンライン請求システムをご利用いただいている設置者・学校等の皆さまにお話を伺い、それぞれの取組や意見等を紹介しています。
第３回は、学校法人博多学園とその管下の幼稚園である博多幼稚園の担当者にお話をお伺いしてきましたので、ご紹介いたします。

学校法人博多学園
Ｑ（センター福岡支所職員）
学校法人博多学園事務局として、災害共済給付オンライン請求システム（以下、システムという。）の導入にあたって、どのような取組をされましたか？
Ａ（学校法人博多学園担当者）
高校・幼稚園・法人本部では、以前からパソコンが配備されていましたので、システム導入に関して設備面では問題ありませんでした。導入時に学園内での事務分担の再確認をしたくらいです。
ただ、担当者が高校・各幼稚園１名、法人本部、計９名で業務を行いますので、パソコンを扱う技量に個人差があるため、パソコンが不慣れな方への説明・対応に苦労しました。		 学校法人博多学園　担当者
Ｑ（センター福岡支所職員）
管下の高校・各幼稚園にシステムを導入する際、どのような働きかけをされましたか？
Ａ（学校法人博多学園担当者）
平成１６年５月に高校・各幼稚園の担当者に対して、平成１７年度からのシステム導入に伴う事務の流れと給付金の会計処理の周知、さらにパソコンの環境整備等の確認を行いました。

Ｑ（センター福岡支所職員）
手書きの頃と比べて、システムを利用してみて良かったことや利点と思うことなどがありましたら教えてください。
Ａ（学校法人博多学園担当者）
学校法人博多学園は、福岡市内に博多高等学校・博多幼稚園・博多南幼稚園・博多中央幼稚園、宗像市に宗像第一幼稚園、糟屋郡に博多東幼稚園・博多第一幼稚園・博多第二幼稚園を設置していることから、高校・各幼稚園の所在が広範囲にわたっています。
そのため、高校・各幼稚園での書類作成から法人本部への書類提出、日本スポーツ振興センターへの書類発送までの時間をかなり要していましたので、法人本部と高校・各幼稚園のシステム導入は、時間短縮が可能となり、また、法人と高校・各幼稚園との報告書内容の確認及び修正等がシステムデータをもとに、電話しながらの対応が簡単にできるようになったので、非常に助かりました。

Ｑ（センター福岡支所職員）
かんたん操作マニュアルはお役立ていただいていますか？
Ａ（学校法人博多学園担当者）
センターから配布された「システム操作ガイド」や「かんたん操作マニュアル」を参照し、入力を行っています。

Ｑ（センター福岡支所職員）
システムに対する感想や要望などありましたら教えてください。
Ａ（学校法人博多学園担当者）
明らかに入力ミスと判断できる内容であれば、設置者の方で修正ができるようなシステムにしていただくと、もっと時間の短縮が図れます。
ただ、まだ分からないことも多く、私も高校・各幼稚園の先生方と一緒に学んでいるところです。		 かんたん操作マニュアル


博多幼稚園 博多幼稚園　担当者
Ｑ（センター福岡支所職員）
システムの導入にあたって、どのような取組をされましたか？
Ａ（博多幼稚園担当者）
パソコンの整備など、ハード面はシステム導入当初から整っていましたが、手書きからオンラインに変わり、請求事務の流れが変わったことでの戸惑いや不安はありました。しかし、今では手書きに戻れないという感じです。

Ｑ（センター福岡支所職員）
医療費請求の事務処理について、先生方で事務の分担などはされていますか？
Ａ（博多幼稚園担当者）
まず、事故報告書を各担任に作成してもらい、医療等の状況の提出を保護者にお願いしています。関連書類が提出されたら、それらの書類に従ってシステム入力を行っています。
担任は、毎月の請求という認識が薄く、治療終了後に医療費請求するものと考えている場合があり、関連書類の提出が遅れている時などは、随時、声掛けを行っています。

Ｑ（センター福岡支所職員）
システムを利用してみて良かった点、また工夫していることなどありましたら教えてください。
Ａ（博多幼稚園担当者）
良かった点は、医療費請求事務処理の時間が短縮できた点です。毎日４時間はバスの送迎をしていますので、その合間の空いた時間にすぐ利用できるので助かっています。
また、手書きの頃と比べて書類不備の件数が減ったことも良かった点としてあげられます。手書きの頃は、担任が作成した災害報告書をそのまま提出しており、チェックが十分でなかったのですが、オンラインになってからは、事故報告書と医療等の状況をチェックしながら入力しますので、その過程で間違いを見つけることができ、システム入力時のエラー等でも確認できるので、書類不備が減ったのではないかと考えています。
工夫していることは、各担任が作成する事故報告書をシステムの入力の順番に合わせた形式にしているので、それに従ってスムーズに入力することができています。

Ｑ（センター福岡支所職員）
色々な理由で、まだシステムを利用されていない方に、アドバイスがあればお願いします。
Ａ（博多幼稚園担当者）
『習うより慣れろ。』だと思います。使っていくうちに良さがわかってくるのではないでしょうか？

Ｑ（センター福岡支所職員）
かんたん操作マニュアルはお役立ていただいていますか？
Ａ（博多幼稚園担当者）
マニュアルはとてもわかり易いと思いますが、システム導入当初に欲しかったです。

Ｑ（センター福岡支所職員）
システムに対する感想や要望などありましたら教えてください。
Ａ（博多幼稚園担当者）
何といっても、システムを利用して医療費請求事務処理の時間が短縮できたことが大きなメリットでした。

学校法人博多学園及び博多幼稚園の皆様、御協力ありがとうございました。

 

独立行政法人日本スポーツ振興センター福岡支所

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